03/22/19 19:40 PM  

Feiertage/Urlaubszeiten auf dem Konto einrichten

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Article

 
SummaryWie kann ich Feiertage/Urlaubszeiten einrichten?
Details

Erweiterte Regeln können für Feiertage, Krankheitstage und jede beliebige andere Situation festgelegt werden, in der Sie eine Umleitung der Anrufe benötigen. Dies kann für unternehmensweite (Englisch) oder Benutzer-Urlaubsstunden eingestellt werden. 

Dieser Artikel dient dem Benutzer einerseits als Anleitung für die Einrichtung einer erweiterten Anrufverarbeitungsregel bei seiner Durchwahl, um Anrufe basierend auf bestimmten Uhrzeiten und Datum besser verwalten zu können, sowie als allgemeine Einführung für das Behandeln von Anrufen während Feiertagen, Urlaub etc.

HINWEIS: Wenn Sie als Administrator angemeldet sind und Ihre Unternehmensurlaubsstunden festlegen möchten, gehen Sie auf Einrichten Ihrer Unternehmensurlaubsstunden – Anrufverarbeitungsregel (Englisch).

Schritt 1:

Melden Sie sich bei Ihrem RingCentral-Online-Konto an.

Schritt 2:

Klicken Sie auf Einstellungen und anschließend auf Anrufverarbeitung und -weiterleitung
Klicken Sie unter Anrufverarbeitung und -weiterleitung auf Erweitert

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Schritt 3:

Klicken Sie auf Regel hinzufügen.

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Schritt 4:

Legen Sie einen Namen für die neue Regel fest.
In diesem Beispiel erstellen Sie eine Anrufbehandlungsregel, die auf den amerikanischen Unabhängigkeitstag 2018 angewendet wird.

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Schritt 5:

Um eine Urlaubsregel einzurichten, erstellen Sie eine Regel, die auf einem Zeitpunkt an einem Tag in der Woche, jeder Woche oder auf einem bestimmten Datumsbereich basiert.
Markieren Sie das Kontrollkästchen Datum und/oder Uhrzeit und klicken Sie dann auf Weiter.

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Schritt 6:

1. Wählen Sie für die Anrufbearbeitungsregel des amerikanischen Unabhängigkeitstags 2018 die Option Festgelegter Datumsbereich aus.
2. In den Bereichen Von und Bis können Sie das Datum und die Uhrzeit einstellen, wo die Regel angewendet und ausgeführt wird.
3. Klicken Sie auf das Hinzufügen-Symbol.

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Schritt 7:

Sie können die Von- und Bis-Angaben für Datum und/oder Uhrzeit überprüfen, bevor Sie auf Weiter klicken.
Sie können auf Benutzerbild klicken, um den Eintrag zu löschen und die richtige Uhrzeit eingeben.

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HINWEIS: Ein weiteres Beispiel zeigt, wie die gleiche Anrufbehandlungsregel auf die eingehenden Anrufe Ihrer Durchwahl angewendet wird, wenn Sie Ihre Feiertage für das nächste Jahr geplant haben. Sie können Datum und Uhrzeit für Ihren geplanten Urlaub festlegen und hinzufügen, und dann auf Weiter klicken.

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Schritt 8:

Auf dem Bildschirm für die Bedingungszusammenfassung können Sie Datum und Uhrzeit noch einmal anzeigen und bearbeiten, indem Sie auf das Zahnradsymbol klickenBenutzerbild
Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

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Schritt 9:

Aktion für eingehende Anrufe auswählen, auf die diese Regel zutrifft. Sie haben 4 Optionen:
 
AktionBeschreibung
Anrufe weiterleitenWählen Sie aus, ob der Anruf an mehrere Telefonnummern in einer bestimmten Reihenfolge weitergeleitet werden soll und Ihre RingCentral-Einstellungen für die Begrüßung angewendet werden.
Nur Nachrichten entgegennehmenAnrufer an Voicemail weiterleiten
Nur Ankündigung abspielenGeben Sie eine zuvor aufgezeichnete Ankündigung wieder, und beenden Sie danach den Anruf.
Generelle AnrufweiterleitungWählen Sie, ob Sie den Anruf ohne Durchlaufen Ihrer Begrüßungseinstellungen an eine andere Telefonnummer weiterleiten möchten. Diese Option eignet sich ideal, wenn Sie den Anruf direkt an Ihre persönliche Voicemail weiterleiten möchten, wenn Sie ihn nicht entgegennehmen.
 

Anrufe weiterleiten 

Wählen Sie aus, ob der Anruf an mehrere Telefonnummern in einer bestimmten Reihenfolge weitergeleitet werden soll und Ihre Einstellungen für die Begrüßung angewandt werden. 

Schritt 1:

Wählen Sie Anrufe weiterleiten aus.

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Schritt 2:

Klicken Sie auf Analyse, Begrüßung und Warteschleifenmusik und konfigurieren Sie Ihre bevorzugten Einstellungen.
 
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1. Benutzerbegrüßung

Aktivieren Sie diese Option, wenn das System den Anruf mit einer aufgezeichneten Begrüßungsnachricht annehmen soll, damit Anrufer wissen, dass sie die richtige Person erreicht haben. Hierbei handelt es sich nicht um eine persönliche Voicemail-Ankündigung.

2. Anrufanalyse

Aktivieren Sie diese Option, wenn Anrufer ihren Namen nennen sollen, bevor der Anruf weiterverbunden wird. 

3. Verbindungsnachricht

Legen Sie die aufgezeichnete Nachricht fest, die Anrufer darüber informiert, dass der Anruf nun an Ihre Leitung weitergeleitet wird.

4. Audio während Verbindungsaufbau

Bei eingehenden Anrufen wird die Musikauswahl wiedergegeben, die in dieser Einstellung konfiguriert ist.

5. Warteschleifenmusik

In dieser Einstellung wählen Sie die Musik aus, die dem Anrufer in der Warteschleife vorgespielt wird.


HINWEIS: Klicken Sie auf die Informationsschaltfläche Benutzerbild, um weitere Informationen zu diesen Einstellungen zu erhalten, oder gehen Sie zu Anrufanalyse, Benutzerbegrüßung und Warteschleifenmusik (Englisch). 

Schritt 3:

Klicken Sie auf Anrufverarbeitung und -weiterleitung und konfigurieren Sie Ihre bevorzugten Einstellungen.
 
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Erstes Klingeln: Desktop Apps und Smartphones

Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert und ermöglicht Ihnen, einen eingehenden Anruf auf Ihrer RingCentral Desktop-App und RingCentral-App zu erhalten (wenn Sie sich unter Ihrer Durchwahl angemeldet haben), bevor der Anruf an Ihr Tischtelefon und Weiterleitungsnummern umgeleitet wird.

Anrufe dann weiterleiten an: Weiterleitungsnummern

Wenn Sie den eingehenden Anruf nicht auf Ihrer RingCentral Desktop-App oder Ihrer Mobile App beantworten können (aktiviert), können Sie festlegen, dass die Anrufe an eine von Ihnen bestimmte Nummer oder an das Tischtelefon eines anderen Benutzers weitergeleitet werden. 
 
a. Bestimmen Sie eine Nummer
Geben Sie eine Nicht-RingCentral-Phone-Telefonnummer am entsprechenden Slot ein. Es gibt 3 Slots mit vorkonfigurierten Beschriftungen (Zuhause, Mobil und Arbeit). Sie können bis zu 7 Slots mit benutzerdefinierten Beschriftungen hinzufügen. 

b. Weiterleitung an Telefone anderer Benutzer
Wählen Sie aus einer Liste von Tischtelefonen aus, die einem anderen Benutzer in Ihrem RingCentral-Konto zugewiesen sind.
Sie können festlegen, wie viele Klingelzeichen ertönen sollen, bis das System den Anrufer an die nächste Nummer in der Liste weiterleitet. Fünf Sekunden entsprechen in etwa einem Klingelzeichen.

Telefone klingeln

a. Nacheinander 
Die Weiterleitungsnummern werden jeweils einmal, in bevorzugter Reihenfolge, angerufen.

b. Gleichzeitig
Alle Weiterleitungsnummern werden gleichzeitig angerufen.


HINWEIS: Klicken Sie auf die Informationsschaltfläche Benutzerbild, um weitere Informationen zu diesen Einstellungen zu erhalten, oder gehen Sie zu Konfigurieren der Einstellungen zur Anrufverarbeitung und Anrufweiterleitung

Schritt 4:

Klicken Sie auf Nachrichten, konfigurieren Sie Ihre bevorzugten Einstellungen und klicken Sie dann auf Speichern.
 
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Nachrichten aufnehmen

Legen Sie diese Option auf Aktivieren fest, um die Voicemail-Nachrichten von Ihren Anrufern zu speichern.

Voicemail-Begrüßung

Die Voreinstellung ist: „Ihr Anruf wurde an die Voicemail für <Name> weitergeleitet. Derzeit kann niemand Ihren Anruf entgegennehmen. Nehmen Sie Ihre Nachricht nach dem Ton auf. Legen Sie nach Beendigung der Aufnahme auf, oder drücken Sie die Rautetaste für weitere Optionen.“

Anweisungen zum Personalisieren Ihrer Voicemail-Begrüßung finden Sie unter Einrichten einer benutzerdefinierten Voicemail-Begrüßung (Englisch).

Nachrichtenempfänger

Die Voicemail-Nachrichten werden standardmäßig in Ihrem Postfach gespeichert. Für Anweisungen, wenn Sie Ihre Voicemail-Nachricht im Postfach einer anderen Durchwahl speichern möchten, gehen Sie auf Nachrichtenempfänger (Englisch).
 

Schritt 5:

Klicken Sie auf Speichern.  

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Schritt 6: 

Die von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Regel wird unter den erweiterten Anrufbearbeitungsregeln aufgelistet. Klicken Sie auf Fertig, um das Fenster zu schließen, und dann auf Speichern im nächsten Bildschirm.

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Nur Nachrichten entgegennehmen

Mit dieser Option werden Ihre Anrufer direkt an die Voicemail weitergeleitet.

Schritt 1:

Wählen Sie Nur Nachrichten entgegennehmen aus.

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Schritt 2:

Standard-Voicemail-Begrüßung
„Ihr Anruf wurde an die Voicemail für <Ihr Name>weitergeleitet. Derzeit kann niemand Ihren Anruf entgegennehmen. Nehmen Sie Ihre Nachricht nach dem Ton auf. Legen Sie nach Beendigung der Aufnahme auf, oder drücken Sie die Rautetaste für weitere Optionen.“

Klicken Sie auf Voicemail-Begrüßung, um zu konfigurieren, was Ihre Anrufer hören werden, bevor sie ihre Sprachnachricht hinterlassen. Sie können die Standard-Begrüßung beibehalten, Ihre eigene Begrüßung anpassen oder eine zuvor aufgezeichnete Audiodatei hochladen. Anweisungen finden Sie unter Einrichten einer benutzerdefinierten Voicemail-Begrüßung (Englisch).

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Schritt 3:

Die Voicemail-Nachrichten werden standardmäßig in Ihrem Postfach gespeichert. Wenn Sie Ihre Voicemail-Nachricht im Postfach einer anderen Durchwahl speichern möchten, klicken Sie auf Nachrichtenempfänger.

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Schritt 4: 

Die Voicemail-Nachrichten werden standardmäßig in Ihrem Postfach gespeichert. Wenn Sie Ihre Voicemail-Nachricht in Postfach einer anderen Durchwahl speichern möchten, wählen Sie den Namen der Durchwahl, die Ihre Voicemail-Nachrichten erhält, und klicken Sie dann auf Speichern.

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Schritt 5: 

Klicken Sie auf Speichern

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Schritt 6: 

Die von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Regel wird unter den erweiterten Anrufbearbeitungsregeln aufgelistet. Klicken Sie auf Fertig, um das Fenster zu schließen, und dann auf Speichern im nächsten Bildschirm. 

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Nur Ankündigung abspielen

Geben Sie eine zuvor aufgezeichnete Ankündigung wieder, und beenden Sie danach den Anruf.

Schritt 1:

Wählen Sie Nur Ankündigung abspielen aus. 

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HINWEIS: Die Standard-Mitteilung lautet „Niemand kann Ihren Anruf annehmen. Vielen Dank für Ihren Anruf. Auf Wiederhören!“. Wenn Sie die Standard-Mitteilung verwenden möchten, klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie Ihre eigene Mitteilung verwenden möchten, fahren Sie unten mit Schritt 2 fort.

Schritt 2: 

Klicken Sie auf Ankündigungsbegrüßung

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Schritt 3: 

Klicken Sie auf Benutzerdef. 

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Es gibt 3 Möglichkeiten zum Anpassen der Mitteilung:

• Aufzeichnen über das Telefon
• Aufzeichnen mit Computermikrofon
• Importieren 
 

Ankündigung über Telefon aufzeichnen

Schritt 1: 

Wählen Sie Telefon aus und geben Sie dann die Nummer ein, unter der RingCentral Sie erreichen kann, um die Mitteilung über das Telefon aufzuzeichnen. Klicken Sie auf Jetzt anrufen, um den Anruf zu empfangen und die Aufzeichnung zu starten. 

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Schritt 2: 

Sie erhalten automatisch einen Anruf von RingCentral mit den Anweisungen zur Aufzeichnung der benutzerdefinierten Ankündigung auf die von Ihnen angegebene Nummer. Drücken Sie die 1, um die Aufzeichnung zu starten, und drücken Sie danach die Rautetaste. Nach dem Drücken der Rautetaste werden die folgenden Ansagen angekündigt:
 
• Drücken Sie 1 – Speichern Sie Ihre benutzerdefinierte Begrüßung.
• Drücken Sie 2 – Hören Sie sich Ihre Begrüßung an.
• Drücken Sie 3 – Ändern Sie Ihre Begrüßung.

Schritt 3: 

Wenn Sie die 1 drücken, um die Aufzeichnung am Telefon zu speichern, leitet Sie der Bildschirm zu einem Fenster weiter, wo Sie die folgende Option ausführen können: 
• Klicken Sie auf das Benutzerbild Abspielen-Symbol, um die Aufzeichnung anzuhören.  
• Klicken Sie auf das Benutzerbild Aufnahme-Symbol, wenn Sie die benutzerdefinierte Mitteilung ändern möchten.
• Klicken Sie auf das Benutzerbild Herunterladen-Symbol, wenn Sie die benutzerdefinierte Mitteilung auf Ihrem Computer oder auf einem externen Medium speichern möchten.  
Klicken Sie auf Fertig, um die benutzerdefinierte Aufzeichnung auf die benutzerdefinierte Regel anzuwenden.   

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Schritt 4: 

Die von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Regel wird unter den erweiterten Anrufbearbeitungsregeln aufgelistet. Klicken Sie auf Fertig, um das Fenster zu schließen, und dann auf Speichern im nächsten Bildschirm.

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Über Computermikrofon aufzeichnen

Schritt 1: 

Wählen Sie die Computermikrofon und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Aufzeichnen Benutzerbild, um die Aufzeichnung zu starten.   

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Schritt 2: 

Klicken Sie auf die Schaltfläche Beenden Benutzerbild, um die Aufzeichnung zu beenden. 

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Schritt 3: 

Der Bildschirm leitet Sie zu dem Fenster weiter, wo Sie Folgendes vornehmen können: 
• Klicken Sie auf das AbspielenBenutzerbild-Symbol, um die Aufzeichnung anzuhören.  
• Klicken Sie auf das AufnahmeBenutzerbild-Symbol, wenn Sie die benutzerdefinierte Mitteilung ändern möchten.
• Klicken Sie auf das HochladenBenutzerbild-Symbol, wenn Sie die Aufzeichnung im Zwischenspeicher von RingCentral ablegen möchten.
Wenn Sie mit der Aufzeichnung zufrieden sind, klicken Sie auf das Symbol Hochladen Benutzerbild

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Schritt 4: 

Klicken Sie auf Fertig

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Schritt 5: 

Die von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Regel wird unter den erweiterten Anrufbearbeitungsregeln aufgelistet. Klicken Sie auf Fertig, um das Fenster zu schließen, und dann im nächsten Fenster auf Speichern

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Mitteilung von Ihrem Computer hochladen

Schritt 1: 

Wählen Sie Importieren und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Suchen, um die Datei auf Ihrem Computer zu finden. Es wird empfohlen, entweder .mp3 oder .wav als Audioformat in einer der folgenden Arten von Komprimierung zu verwenden:
• CCITT u-Law (G711 ), 8 kHz, 8 Bit, Mono
• PCM, 8 kHz, 16 Bit, Mono

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Schritt 2: 

Klicken Sie auf Attach (Anhängen). 

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Schritt 3: 

Der Bildschirm wird zu einem Fenster weitergeleitet, in dem Sie die folgenden Schritte vornehmen können: 
• Klicken Sie auf das AbspielenBenutzerbild-Symbol, um die Aufzeichnung anzuhören.  
• Klicken Sie auf das AufnahmeBenutzerbild-Symbol, wenn Sie die benutzerdefinierte Mitteilung ändern möchten. 
• Klicken Sie auf das HerunterladenBenutzerbild-Symbol, wenn Sie die benutzerdefinierte Mitteilung auf Ihrem Computer oder einem externen Medium speichern möchten.  
Klicken Sie auf Fertig, um die benutzerdefinierte Mitteilung auf die benutzerdefinierte Regel anzuwenden.   

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Schritt 4: 

Die von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Regel wird unter den erweiterten Anrufbearbeitungsregeln aufgelistet. Klicken Sie auf Fertig, um das Fenster zu schließen, und dann im nächsten Fenster auf Speichern.

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Generelle Weiterleitung

Wählen Sie, ob Sie den Anruf ohne Durchlaufen Ihrer Begrüßungseinstellungen an eine andere Telefonnummer weiterleiten möchten. Diese Option eignet sich ideal, wenn Sie den Anruf direkt an Ihre persönliche Voicemail weiterleiten möchten, wenn Sie ihn nicht entgegennehmen.

Schritt 1: 

Wählen Sie Generelle Anrufweiterleitung

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Schritt 2: 

Geben Sie die Telefonnummer in das angegebene Feld ein, und klicken Sie auf Speichern
 
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Schritt 3: 

Die von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Regel wird unter den erweiterten Anrufbearbeitungsregeln aufgelistet. Klicken Sie auf Fertig, um das Fenster zu schließen, und dann im nächsten Fenster auf Speichern

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