03/22/19 00:51 AM  

Enviar faxes a través de la cuenta en línea de RingCentral

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Summary¿Cómo puedo enviar faxes a través de la cuenta en línea de RingCentral?
Details
 

Limitaciones del fax por VoIP

Para enviar faxes ocasionalmente, muchas empresas consideran que los servicios de fax por Internet son rentables y se ajustan a sus necesidades. Sin embargo, el fax por Internet tiene algunas limitaciones. RingCentral utiliza el estándar T.38 para enviar y recibir faxes y se adhiere a las pautas de la FCC con respecto a su uso. Este estándar lo interpretan de forma diferente los distintos operadores y proveedores de servicios en las redes de telefonía pública e internet. Por este motivo, el funcionamiento del estándar T.38 no se puede garantizar en todas las conexiones integrales. Al igual que con cualquier servicio nuevo, se recomienda probar la velocidad, calidad y fiabilidad antes de decidir usar un sistema u otro.
 
Si su empresa depende en gran medida de enviar documentos grandes de varias páginas por fax, le recomendamos que adquiera una línea telefónica fija analógica y una máquina de fax tradicional para obtener un rendimiento confiable y consistente.

A continuación, se enumeran los pasos básicos para solucionar problemas comunes y errores de envío de fax que puedan presentarse. Si no encuentra la solución a su problema entre los enumerados a continuación, póngase en contacto con el servicio de asistencia de RingCentral para obtener ayuda.
 

¿Qué es FaxOut?

FaxOut es una herramienta de envío de faxes integrada en la cuenta en línea de RingCentral que permite enviar faxes desde un ordenador sin necesidad de tener una máquina de fax. Con FaxOut, puede enviar faxes a un contacto individual o a un grupo de contactos inmediatamente o en una fecha programada seleccionada.  
 

Paso 1:

Inicie sesión en su cuenta en línea de RingCentral.
 

Paso 2:

Haga clic en FaxOut User-added image, situado en la parte superior derecha de la página justo debajo del botón de cerrar sesión.

Fax out icon
 

Paso 3:

Introduzca el número de fax del destinatario. 

Tiene dos formas de introducir el número de teléfono del destinatario del fax:
A: Escribiendo manualmente el número del destinatario.
B: Haciendo clic en el botón Contactos.
 

A. Escribiendo manualmente el número del destinatario

Puede escribir el número de fax del destinatario en la casilla asignada. Si desea enviar el fax a varios destinatarios (hasta 50), puede introducir los números de fax separados por comas o punto y comas. 

Para incluir el nombre del destinatario del fax en la portada de fax, el formato debe ser “nombre apellidos”<espacio>número de fax. 
 
Escriba número manualmente
 
Aviso: Al usar este método, solo se pueden incluir el nombre del destinatario y el número de fax en la Portada de fax. Para obtener más información sobre la portada, consulte Cómo configurar la página de portada de fax en la cuenta en línea de RingCentral (Ingles).
 
Number Added
 
Haga clic aquí para ir al siguiente paso
 

B. Haciendo clic en el botón Contactos.

Puede hacer clic en el botón de contactos para seleccionar extensiones de su Lista personal de contactos. 
 

Paso 1: 

Haga clic en Contactos

Contacts icon
 

Paso 2: 

Seleccione el destinatario del fax desde su lista de grupos o contactos personales. 

Select recipient
 

Paso 3: 

Haga clic en Insertar junto al número al que quiera enviar el mensaje de fax. 

Click Insert
 
Aviso: La información del destinatario del fax se rellenará automáticamente en la portada de fax. Esta información se basa en lo que aparece en su lista de contactos personales. Para obtener más información, consulte Cómo configurar la página de portada de fax en la cuenta en línea de RingCentral (Ingles).
 
Number Added
 

Paso 4:

Si quiere incluir una portada en el mensaje de fax, continúe abajo.
Si solo quiere enviar archivos adjuntos (sin portada) como mensaje de fax, sáltese el paso 5.
 

Incluir portada

Paso 1: 

Marque Habilitar bajo Portada

Activar portada
 

Paso 2: 

Haga clic en Seleccionar. Tendrá la opción de Seleccionar una plantilla de portada en la lista desplegable. 

click Enable

Seleccione una plantilla de portada del menú desplegable.

select Cover Page
 

Paso 3: 

Para obtener una vista previa de la plantilla de portada seleccionada, haga clic en el archivo de vista previa y, luego, en Listo

Importante: El botón Vista previa solo mostrará la plantilla de la portada seleccionada. Esta imagen no incluirá la información del destinatario, su información ni la que haya introducido en el cuadro de notas de la portada. 

Para obtener más información sobre la portada de fax, consulte Cómo configurar la página de portada de fax en la cuenta en línea de RingCentral (Ingles).

preview Cover Page
 

Paso 4: 

Después de seleccionar la plantilla de la portada, escriba el mensaje o nota en la casilla suministrada en las Notas de portada

Cover Page Notes
 

Paso 5:

Para configurar los documentos en el mensaje de fax, haga clic en el origen de los archivos que se van a adjuntar.

Si quiere adjuntar un documento de su almacenamiento en la nube (Dropbox, Box o Google Drive), deberá acceder al servicio de RingCentral para entrar a los documentos de la nube.

Select File Path

Aviso: Para evitar problemas de archivos adjuntos de fax:  
• Asegúrese de que los archivos adjuntos sean compatibles. Los nombres de los archivos adjuntos no deben incluir signos (por ejemplo, &) ni otros caracteres especiales. Para obtener más información, diríjase a Archivos adjuntos compatibles con fax (Ingles).
• Asegúrese de que el número de páginas no exceda las 200 páginas por archivo adjunto
• Asegúrese de que el tamaño total o los archivos adjuntos no supere los 20 MB.
• Si necesita enviar un archivo de más de 20 MB o un archivo de más de 200 páginas, es posible que deba dividirlo en varios archivos y enviarlos por separado para cumplir con los requisitos anteriores. 
 

Paso 6:

Puede programar que su fax se envíe inmediatamente o en otro momento. 

Para enviarlo de inmediato, haga clic en Enviar ahora
Para Cancelar un fax que ya ha sido enviado pero aún no han respondido, vaya a Bandeja de salida .
Para verificar el estado de su fax, vaya a Cómo comprobar el estado de un mensaje de fax

Send Now

Para enviar su fax en otro momento, marque Habilitar en Programar, y luego elija la fecha y hora en las que desea que RingCentral envíe el mensaje de fax. 
Cuando haya establecido la fecha y hora, haga clic en Programar

Schedule Fax

Aviso: Los mensajes de fax que ha programado para enviar más tarde se guardarán en la carpeta de Salida.
Para saber cómo cancelar un fax programado, desplácese hacia abajo o consulte Carpeta de salida
Para saber cómo consultar el estado de un fax, desplácese hacia abajo hasta Cómo comprobar el estado de un fax para obtener más información.
 

Cómo comprobar el estado de un fax

Carpeta de salida

Al enviar o programar un fax, el mensaje se guarda en la carpeta de salida hasta que el destinatario lo responda. Para acceder a la carpeta de salida, siga los pasos a continuación:

Paso 1: 

Si es un Usuario sin acceso de administrador, haga clic en la pestaña Mensajes en la cuenta en línea de RingCentral. 

Messages Tab

Si es un administrador, debe cambiar a Mi extensión y luego, hacer clic en la pestaña Mensajes .

Admin - My Extension
 

Paso 2: 

Haga clic en Bandeja de salida

Outbox
 

Paso 3: 

RingCentral tendrá que procesar y convertir el mensaje de fax antes de enviarlo en un formato que pueda ser leído por las máquinas de fax comunes. Tiene la opción de cancelar el mensaje de fax antes de enviarlo o hasta 30 segundos antes de que lo reciba el destinatario. 

Importante: Una vez que RingCentral ha intentado enviar el mensaje de fax, ya no lo puede cancelar, incluso si lo ha borrado de la carpeta de bandeja de salida. Cuando el fax no se haya podido enviar en un primer intento, RingCentral intentará hacerlo automáticamente entre 5 y 10 minutos más tarde. Esto es útil cuando el número del destinatario está ocupado. Si el fax aún no se ha podido enviar al segundo intento, RingCentral lo reenviará por una tercera y última vez, y lo clasificará como fallido si en esta ocasión tampoco se puede enviar.

Aviso: Cuando el mensaje de fax se envía correctamente, el fax desaparece de la carpeta de bandeja de salida y se mueve a la carpeta de elementos enviados. Cuando el mensaje de fax no se puede enviar (después de un tercer intento), este permanece en la carpeta Bandeja de salida para volver a intentar enviarlo más tarde. 

Para obtener más información sobre por qué el envío del fax ha fallado, puede consultar la sección Registro de llamadas en su cuenta. Para obtener información detallada sobre el Registro de llamadas, vaya a Información general sobre el registro de llamadas (Ingles). Para consultar una descripción general rápida, desplácese hacia abajo.
 

Call log

En el siguiente ejemplo muestra la sección Registro de llamadas filtrada para mostrar el estado de los faxes enviados User-added image

Paso 1: 

En la sección Registro de llamadas, abra Funciones avanzadas y filtre la siguiente información.
• Fecha: Puede especificar la fecha o elegir mostrar los registros de los últimos 7, 30 o 60 días.
• Tipo de llamada: Seleccionar Fax
• Dirección: Puede elegir entre mostrar las opciones de entrada, salida o ambas.

Call log

Haga clic en Mostrar.

Click Apply

Paso 2: 

El siguiente ejemplo de registro muestra el número de fax del destinatario en la columna Número de teléfono, y el estado del fax enviado en Resultado. Al pasar el ratón por encima del resultado, aparece una pantalla con más información sobre el resultado.

call log - fax messages
 
 

Consulte también:

Cómo enviar faxes con la aplicación de RingCentral para escritorio (Ingles)
Escaneo a fax con la aplicación de RingCentral para escritorio (Ingles)
Cómo enviar mensajes de fax con la aplicación de RingCentral para escritorio (Ingles)
Cómo enviar faxes con FaxOut y Box en RingCentral (Ingles)
Cómo enviar mensajes de fax desde el correo electrónico (Ingles)
Cómo configurar un adaptador de teléfono analógico (ATA) para enviar y recibir faxes (Ingles)
 
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