08/08/19 21:01 PM  

Envoyer des fax à l'aide d'un compte en ligne RingCentral

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Article

 
SummaryComment envoyer un fax à l'aide d'un compte en ligne RingCentral ?
Details
 

Limites du fax sur VoIP

Pour envoyer un fax ponctuel, de nombreux clients professionnels trouvent que les services de fax VoIP sont rentables et adaptés à leurs besoins. Toutefois, les fax sur internet ont des restrictions bien connues. RingCentral utilise la norme T.38 pour les fax et respecte les instructions FCC concernant son utilisation. Cette norme est interprétée de manière différente par les différents opérateurs et fournisseurs de services sur les téléphones publics et les réseaux internet. Ceci étant pris en compte, la norme T.38 ne peut pas être garantie pour toutes les connexions de bout en bout. Comme pour tout nouveau service, il est préférable d'en tester la vitesse, la qualité et la fiabilité avant de l'adopter.
 
Si votre entreprise dépend fortement et régulièrement de fax et de documents de plusieurs pages, nous vous recommandons de garder une ligne fixe analogique et un télécopieur traditionnel pour des performances fiables et cohérentes.

Ci-dessous, des procédures de dépannage générales pour les sujets fréquents et les échecs que vous pourriez rencontrer avec votre fax. Si vous ne parvenez pas à résoudre les problèmes répertoriés ci-dessous, veuillez Contacter le support RingCentral pour obtenir de l'aide.
 

Qu'est-ce que FaxOut ?

FaxOut est un outil d'envoi de fax intégré au compte en ligne RingCentral vous permettant d'envoyer des fax depuis votre ordinateur, même sans télécopieur. Grâce à FaxOut, vous pouvez envoyer des fax à un seul contact ou à un groupe de contacts sans attendre ou à un moment choisi.  
 

Étape 1 :

Connexion à votre compte RingCentral en ligne.
 

Étape 2 :

Cliquez sur FaxOut Utilisateur - Image ajoutée, dans la partie supérieure droite de la page, juste sous le lien Déconnexion.

Icône Fax out
 

Étape 3 :

Saisissez le numéro de fax du destinataire. 

Il existe 2 façons d'enter le numéro de téléphone du destinataire :
A : En tapant manuellement le numéro du destinataire.
B : En cliquant sur le bouton Contacts. 
 

A. En tapant manuellement le numéro du destinataire :

Vous pouvez saisir le numéro de fax du destinataire dans la case prévue à cet effet. Si vous souhaitez envoyer le fax à plusieurs destinataires (maximum 50), vous pouvez saisir les numéros de fax séparés par des virgules ou des points-virgules. 

Pour inclure le nom du destinataire du fax sur la page de couverture du fax, le format doit être “prénom nom”<espace>Numéro de fax. 
 
Saisir le numéro manuellement
 
REMARQUE : En utilisant cette méthode, seuls le nom du destinataire et le numéro de fax peuvent être inclus sur la page de couverture du fax. Pour plus d'informations sur la page de couverture, allez dans Configuration de la page de couverture du fax sur votre compte en ligne RingCentral (Anglais).
 
Numéro ajouté
 
Cliquez ici pour passer à l'étape suivante.
 

B. En cliquant sur le bouton Contacts

Vous pouvez cliquer sur le bouton Contacts pour sélectionner la liste des contacts personnels de votre extension. 
 

Étape 1 : 

Cliquez sur Contacts

Icône Contacts
 

Étape 2 : 

Sélectionnez un destinataire de fax de votre liste de contacts groupés ou personnels. 

Sélectionnez le destinataire.
 

Étape 3 : 

Cliquez sur Insertion à côté du numéro auquel vous souhaitez envoyer le fax. 

Cliquez sur Insertion.
 
REMARQUE : Les informations du destinataire du fax sont générées automatiquement sur la page de couverture. Ces informations sont basées sur votre Liste de contacts personnels. Pour plus d'informations, allez dans Configuration de la page de couverture du fax sur votre compte en ligne RingCentral (Anglais).
 
Numéro ajouté
 

Étape 4 :

Si vous souhaitez inclure une page de couverture au fax, poursuivez votre lecture à la rubrique suivante.
Si vous souhaitez envoyer des fichiers joints seulement (sans page de couverture), passez à l'étape 5.
 

Inclure une page de couverture

Étape 1 : 

Cochez Activer sous Page de couverture

Activer la page de couverture
 

Étape 2 : 

Cliquez sur Sélectionner. Vous pourrez sélectionner un modèle de page de couverture dans la liste déroulante. 

Cliquez sur Activer.

Sélectionnez une page de couverture à partir de la liste déroulante.

Sélectionnez Page de couverture.
 

Étape 3 : 

Pour prévisualiser le modèle de page de couverture sélectionné, cliquez sur le fichier d'aperçu, puis sur Terminer

IMPORTANT : Le bouton Aperçu affichera uniquement l'image relative au modèle de page de couverture sélectionné. Cette image n'inclura ni les informations du destinataire, ni vos informations, ni la remarque que vous avez entrée au niveau de la section Remarques sur la page de couverture. 

Pour plus d'informations sur la page de couverture du fax, allez dans Configuration de la page de couverture du fax sur votre compte en ligne RingCentral (Anglais).

Aperçu de la page de couverture
 

Étape 4 : 

Après avoir sélectionné le modèle de la page de couverture, tapez votre message/remarque dans la case prévue pour les Remarques sur la page de couverture

Notes de la page de couverture
 

Étape 5 :

Pour joindre des documents à votre fax, cliquez sur la source des fichiers à joindre.

Si vous souhaitez joindre un document à votre stockage sur le Cloud (Dropbox, Box ou Google Drive), vous devrez autoriser RingCentral à accéder à vos documents Cloud.

sélectionnez le Chemin d'accès au fichier.

REMARQUE : Pour éviter tout problème de pièce jointe,  
• Assurez-vous que les fichiers joints sont pris en charge. Le nom des fichiers joints ne doit pas inclure d'esperluettes (comme &) ni de caractères spéciaux. Pour plus informations, allez dans Pièces jointes prises en charge pour les fax
• Assurez-vous que le nombre de pages ne dépasse pas 200 par pièce jointe
• Assurez-vous que la taille totale des fichiers joints ne dépasse pas 20 Mo.
• Si vous devez envoyer un fichier supérieur à 20 Mo ou comprenant plus de 200 pages, vous devrez peut-être le diviser en plusieurs fichiers et envoyer ces derniers séparément afin de répondre aux exigences ci-dessus. 
 

Étape 6 :

Vous pouvez planifier d'envoyer votre fax immédiatement ou à un moment ultérieur.

Pour envoyer votre fax immédiatement, cliquez sur Envoyer maintenant
Pour annuler un fax déjà envoyé mais sans réponse, allez dans le dossier Boîte d'envoi.
Pour savoir comment vérifier le statut de votre fax, allez dans Vérification du statut d'un fax

Envoyer maintenant

Pour envoyer votre fax à un moment ultérieur, cochez Activer sous Prendre un rendez-vous, puis choisissez la date et l'heure d'envoi du fax RingCentral. 
Une fois la date et l'heure définies, cliquez sur Prendre un rendez-vous

Planifier le fax

REMARQUE : Le fax que vous avez planifié d'envoyer ultérieurement sera enregistré dans votre dossier Boîte d'envoi.
Pour savoir comment annuler un fax planifié, défilez vers le bas ou allez dans le dossier Boîte d'envoi.
Pour vérifier le statut de votre fax, faites défiler vers le bas et cliquez sur Vérifier le statut d'un fax afin d'obtenir plus d'informations.
 

Vérifier le statut d'un fax

Dossier Boîte d'envoi

Lorsque vous envoyez ou planifiez un fax, le fax est enregistré dans le dossier Boîte d'envoi jusqu'à ce que le destinataire y réponde. Pour accéder au dossier Boîte d'envoi, suivez les étapes ci-dessous :

Étape 1 : 

Si vous êtes un Utilisateur sans accès d'administrateur, cliquez sur l'onglet Messages sur votre compte en ligne RingCentral. 

Onglet Messages

Si vous êtes un administrateur, vous devez aller dans Mon poste, puis cliquer sur l'onglet Messages.

Administrateur - Mon extension
 

Étape 2 : 

Cliquez sur Boîte d'envoi

Boîte d'envoi
 

Étape 3 : 

Avant tout envoi, RingCentral devra traiter et reconvertir votre message fax dans un format lisible par les fax standard. Vous pouvez toujours annuler votre message fax avant de l'envoyer ou avant toute réponse d'un destinataire dans les 30 secondes. 

IMPORTANT : Dès que RingCentral tente d'envoyer votre message fax, vous ne pouvez plus l'annuler, même si vous le supprimez de votre dossier Boîte d'envoi. Si l'envoi du fax échoue une première fois, RingCentral tentera automatiquement de le renvoyer au bout de 5 à 10 minutes. Cette procédure est utile lorsque le numéro du destinataire est occupé. Lorsque le fax ne parvient toujours pas à être envoyé au bout du second essai, RingCentral le renvoie pour la dernière fois et le marque comme échec au bout de la troisième tentative.

REMARQUE : Lorsque votre message fax a bien été envoyé, le fax disparaît du dossier Boîte d'envoi et est déplacé vers le dossier Éléments envoyés. Lorsque l'envoi du message fax échoue au bout du 3e essai, il reste dans le dossier Boîte d'envoi pour un renvoi ultérieur. 

Pour plus informations au sujet des échecs d'envoi de fax, consultez la section Liste des appels de votre compte. Pour des informations détaillées sur le Journal d'appels, vous pouvez consulter l' aperçu de la Liste des appels (Anglais). Pour un aperçu rapide, faites défiler vers le bas.
 

Liste des appels

L'exemple suivant illustre la section Liste des appels filtrée pour afficher le statut des Fax envoyés Utilisateur - Image ajoutée

Étape 1 : 

Sous la section Liste des appels, ouvrez les Fonctions avancées et filtrez les informations suivantes :
• Date : vous pouvez indiquer la date ou choisir d'afficher l'historique des 7, 30 ou 60 derniers jours.
• Type d'appel : sélectionnez le Fax
• Direction : vous pouvez choisir d'afficher les appels entrants, sortants ou les deux.
Journal d'appels

Cliquez sur Afficher.

Cliquez sur Appliquer.

Étape 2 : 

Dans la liste d'exemple ci-dessous, le numéro de fax du destinataire s'affiche sous la colonne Numéro de téléphone et le statut du fax envoyé apparaît sous Résultat. Lorsque votre souris passe au-dessus du résultat, une bulle affiche plus d'informations sur ce dernier.

journal d'appels - messages fax
 
 

Voir également :

Envoyer des fax à l'aide de votre application RingCentral pour ordinateur de bureau (Anglais)
Scanner pour faxer à l'aide de l'application RingCentral pour ordinateur de bureau (Anglais)
Envoyer des fax à l'aide de l'application mobile RingCentral (Anglais)
Envoyer un fax à l'aide de RingCentral FaxOut dans la boîte (Anglais)
Envoyer des fax en utilisant des e-mails (Anglais)
Configurer un ATA (Adaptateur pour téléphone analogique) pour envoyer et recevoir des fax (Anglais)
 
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