03/22/19 19:40 PM  

Configuration des heures de vacances pour votre compte

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Article

 
SummaryComment puis-je définir mes heures de vacances ?
Details

Des règles avancées peuvent être définies pour vos jours de congés, de maladie ou toute autre situation qui nécessite la redirection de vos appels. Cette opération peut être effectuée pour toute l'entreprise (Anglais) ou pour les heures de vacances de l'utilisateur. 

Cet article vous guidera, en tant qu'utilisateur, dans la configuration d'une règle de gestion avancée des appels sur votre extension afin de gérer les appels en fonction d'une heure ou d'une date spécifique, et vous donnera une idée générale de la gestion des appels durant vos vacances, etc.

REMARQUE : Si vous êtes administrateur et que vous voulez configurer les heures de vacances de votre entreprise, consultez la rubrique Configuration de la règle de gestion des appels en fonction des heures de vacances votre entreprise (Anglais).


Étape 1 :

Connectez-vous à votre compte RingCentral en ligne.

Étape 2 :

Cliquez sur Paramètres, puis sur Gestion et renvoi des appels
Cliquez sur le lien Avancé sous Gestion et renvoi des appels

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Étape 3 :

Cliquez sur Ajouter une règle.

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Étape 4 :

Définissez un nom pour la règle que vous êtes sur le point de créer. 
Dans cet exemple, vous créez une règle de gestion des appels à appliquer lors du Jour de l'Indépendance 2018.

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Étape 5 :

Pour configurer une règle de vacances, vous devez créer une règle qui sera basée sur une heure de la journée chaque semaine, ou une période spécifique.
Cochez la case Date et/ou heure, puis cliquez sur Suivant.

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Étape 6 :

1. Pour la règle de gestion des appels lors du Jour de l'Indépendance 2018, sélectionnez Période précise.
2. Vous verrez la section De et À où vous pouvez spécifier la date et l'heure d'application et d'exécution de cette règle.
3. Cliquez sur l'icône Ajouter en forme de +.

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Étape 7 :

Vous pourrez vérifier la date et l'heure des sections De et À avant de cliquer sur Suivant.
Vous pouvez cliquer sur Utilisateur - Image ajoutée pour supprimer le contenu et entrer l'heure et la date exactes.

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REMARQUE : Autre exemple : si vous avez prévu vos vacances pour l'année prochaine, la même règle de gestion des appels sera appliquée aux appels entrants de votre extension. Vous pouvez spécifier et ajouter la date et l'heure de vos vacances planifiées, puis cliquer sur Suivant.

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Étape 8 :

L'écran Définir les conditions vous donnera la possibilité de vérifier et de modifier la date et l'heure une dernière fois en cliquant sur l'icône en forme d'engrenage  Utilisateur - Image ajoutée.
Pour passer à l'étape suivante, cliquez sur Suivant.

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Étape 9 :

Sélectionnez l'action à effectuer si les appels entrants répondent aux conditions de cette règle. Vous avez 4 options :
 
ActionDescription
Transférer les appelsSélectionnez cette option si vous souhaitez transférer l'appel vers plusieurs numéros de téléphone dans un ordre précis, tout en appliquant vos paramètres de message d'accueil.
Prendre les messages seulement,Acheminer les appels vers la messagerie vocale
Diffuser une annonce seulementDiffuser une annonce préenregistrée, puis mettre fin à l'appel
Renvoi inconditionnelSélectionnez cette option pour transférer l'appel vers un autre numéro de téléphone sans passer par vos paramètres de message d'accueil RingCentral. Cette option est pratique pour rediriger l'appel directement vers votre messagerie vocale personnelle dès lors que vous ne prenez pas l'appel.
 

Transférer les appels 

Sélectionnez cette option si vous souhaitez transférer l'appel vers plusieurs numéros de téléphone dans un ordre précis, tout en appliquant vos paramètres de message d'accueil. 

Étape 1 :

Sélectionnez Transférer les appels.

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Étape 2 :

Cliquez sur Filtrage, message d'accueil et musique d'attente, puis configurez vos paramètres favoris.
 
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1. Accueil utilisateur

Activez cette option si vous souhaitez que le système réponde à l'appel par un message de bienvenue indiquant à l'appelant qu'il va être mis en contact avec la bonne personne. Il ne s'agit pas d'une annonce de messagerie vocale personnelle.

2. Définir le filtrage des appels

Activez cette option si vous voulez que les appelants se présentent avant que leur appel soit acheminé. 

3. Configurer un message de mise en communication

Définissez le message que vous voulez faire entendre aux appelants pour leur indiquer que leur appel sera transféré à votre ligne.

4. Son pendant la mise en communication

Les appelants entendront la musique sélectionnée pour ce paramètre.

5. Définir la musique d'attente

La musique configurée via ce paramètre correspond à celle qu'entendent vos appelants lorsque vous mettez un appel en attente.
REMARQUE : Vous pouvez cliquer sur le bouton d'informations Utilisateur - Image ajoutée pour en savoir plus sur ces paramètres, ou sur Filtrage, message d'accueil et musique d'attente (Anglais).

Étape 3 :

Cliquez sur Gestion et renvoi des appels, puis configurez vos paramètres favoris.
 
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Première sonnerie : Applications pour ordinateur de bureau et smartphones

Ce paramètre est activé par défaut et vous permet de recevoir un appel entrant sur votre application de bureau RingCentral et RingCentral mobile (lorsque vous êtes connecté à votre extension) avant que l'appel soit acheminé vers vos téléphones de bureau et numéros de renvoi.

Transférer les appels vers : Numéros de renvoi

Si vous ne parvenez pas à répondre à l'appel entrant sur votre application de bureau RingCentral ou sur l'application mobile (si elle est activée), vous pouvez définir les appels à transférer vers un numéro que vous avez spécifié ou vers le téléphone de bureau d'un autre utilisateur. 
 
a. Spécifier le numéro
Entrez un numéro de téléphone non-RingCentral dans la zone dédiée. Il y a 3 espaces avec des libellés préconfigurés (Maison, mobile et travail). Vous pouvez également ajouter jusqu'à 7 emplacements dotés de libellés personnalisés. 

b. Transférer vers le téléphone d'autres utilisateurs
Sélectionnez une liste de téléphones de bureau attribués à un autre utilisateur de votre compte RingCentral.
Vous pouvez configurer la durée pendant laquelle l'appelant entendra la sonnerie avant que le système ne compose le prochain numéro sur la liste. Une sonnerie dure environ 5 secondes.

Renvoi des appels entrants dans cet ordre :

a. En séquence 
Les numéros de renvoi sonnent un à la fois, dans l'ordre de priorité.

b. Simultanément
Tous les téléphones de la liste sonnent en même temps.
REMARQUE : Vous pouvez cliquer sur le bouton d'informations Utilisateur - Image ajoutée pour en savoir plus sur ces paramètres, ou consultez la rubrique Configuration des paramètres de gestion et de renvoi des appels.

Étape 4 :

Cliquez sur Messages, configurez vos paramètres favoris, puis cliquez sur Valider.
 
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Prendre les messages

Activez cette option en cliquant sur Oui pour enregistrer les messages vocaux de vos appelants.

Message d'accueil de la messagerie vocale

Par défaut : « Votre appel à été renvoyé vers la messagerie vocale de <votre nom>. Aucun agent n'est actuellement disponible pour prendre votre appel. Veuillez enregistrer votre message après le bip sonore. Une fois votre enregistrement terminé, raccrochez ou appuyez sur la touche # pour plus d'options. »

Pour personnaliser le message d'accueil de votre messagerie vocale, consultez la rubrique Configuration d'un message d'accueil personnalisé pour la messagerie vocale (Anglais) pour plus d'instructions.

Destinataire du message

Les messages vocaux sont sauvegardés par défaut dans votre boîte de réception. Si vous voulez enregistrer votre message de messagerie vocale dans une autre extension de messagerie, consultez la rubrique Destinataire du message (Anglais) pour plus d'instructions.
 

Étape 5 :

Cliquez sur Valider.  

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Étape 6 : 

La règle personnalisée que vous avez créée figurera dans les règles de gestion avancées des appels. Cliquez sur Valider pour fermer la fenêtre, puis sur Enregistrer sur l'écran suivant.

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Prendre les messages seulement,

Cette option enverra vos appelants directement vers votre messagerie vocale.

Étape 1 :

Sélectionnez Prendre les messages seulement.

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Étape 2 :

Message d'accueil de la messagerie vocale par défaut
« Votre appel a été transféré à la messagerie vocale pour <votre nom>. Aucun agent n'est actuellement disponible pour prendre votre appel. Veuillez enregistrer votre message après le bip sonore. Lorsque vous avez terminé l'enregistrement, vous pourrez raccrocher ou appuyer sur le carré pour d'autres options. »

Cliquez sur Message d'accueil de la messagerie vocale pour configurer ce que vos appelants entendent avant de laisser leur message vocal. Vous pouvez conserver le message d'accueil par défaut, enregistrer votre propre message d'accueil ou encore télécharger un fichier audio pré-enregistré. Pour obtenir des instructions, consultez la rubrique Configuration d'un message d'accueil personnalisé pour la messagerie vocale (Anglais).

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Étape 3 :

Les messages vocaux sont sauvegardés par défaut dans votre boîte de réception. Pour enregistrer votre message vocal dans une autre extension de messagerie, cliquez sur Destinataire du message.

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Étape 4 : 

Les messages vocaux sont sauvegardés par défaut dans votre boîte de réception. Si vous voulez enregistrer votre message vocal dans une autre extension de messagerie, sélectionnez le nom de l'extension qui recevra vos messages vocaux, puis cliquez sur Valider.

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Étape 5 : 

Cliquez sur Valider

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Étape 6 : 

La règle personnalisée que vous avez créée figurera dans les règles de gestion avancées des appels. Cliquez sur Valider pour fermer la fenêtre, puis sur Enregistrer sur l'écran suivant.

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Diffuser une annonce seulement

Diffuser une annonce préenregistrée, puis mettre fin à l'appel

Étape 1 :

Sélectionnez Diffuser une annonce seulement

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REMARQUE : L'annonce par défaut est la suivante : « Aucun agent n'est actuellement disponible pour prendre votre appel. Merci d'avoir appelé. Au revoir ! ». Si vous souhaitez utiliser l'annonce par défaut, cliquez sur Valider. Si vous souhaitez utiliser votre propre annonce, vous pouvez passer à l'étape 2 ci-dessous.

Étape 2 : 

 Cliquez sur Message d'accueil

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Étape 3 : 

Cliquez sur Personnalisé

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Il existe 3 façons de personnaliser votre message d'annonce :
• Enregistrer par téléphone
• Enregistrer via le microphone de l'ordinateur
• Importer 
 

Enregistrement d'un message d'annonce par téléphone

Étape 1 : 

Sélectionnez Téléphone, puis saisissez le numéro où RingCentral peut vous appeler pour enregistrer le message d'annonce par téléphone. Cliquez sur Appeler quand vous êtes prêt à recevoir l'appel et à commencer l'enregistrement. 

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Étape 2 : 

Vous recevrez un appel automatisé de RingCentral sur le numéro que vous avez entré avec les directives pour enregistrer un message d'annonce personnalisé. Appuyez sur 1 pour commencer à enregistrer et à quand vous avez terminé, appuyez sur la touche #. Après avoir appuyé sur la touche #, vous entendrez le message suivant :
 
• Appuyer sur 1 - Enregistrer votre message d'accueil personnalisé.
• Appuyer sur 2 - Écouter votre message d'accueil.
• Appuyer sur 3 - Modifier votre message d'accueil.

Étape 3 : 

Lorsque vous appuyez sur 1 pour enregistrer votre enregistrement sur le téléphone, l'écran sera redirigé vers une fenêtre où vous pourrez exécuter ce qui suit : 
• Cliquez sur le bouton Lecture Utilisateur - Image ajoutée pour écouter votre message d'accueil. 
• Cliquez sur l'icône Enregistrer Utilisateur - Image ajoutée si vous souhaitez modifier votre message d'annonce personnalisé.
• Cliquez sur l'icône Télécharger Utilisateur - Image ajoutée si vous souhaitez enregistrer le message d'annonce personnalisé sur votre ordinateur ou sur un espace de stockage externe. 
Cliquez sur Terminer pour appliquer le message enregistré personnalisé à la règle personnalisée. 

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Étape 4 : 

La règle personnalisée que vous avez créée figurera dans les règles de gestion avancées des appels. Cliquez sur Terminer pour fermer la fenêtre, puis sur Enregistrer sur l'écran suivant.

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Enregistrer à l'aide d'un microphone d'ordinateur

Étape 1 : 

Sélectionnez Microphone d'ordinateur, puis cliquez sur le bouton Enregistrer Utilisateur - Image ajoutée pour démarrer l'enregistrement.

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Étape 2 : 

Cliquez sur le bouton Arrêter Utilisateur - Image ajoutée pour arrêter l'enregistrement. 

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Étape 3 : 

L'écran sera redirigé vers la fenêtre où vous pouvez effectuer ce qui suit : 
• Cliquez sur le bouton Lecture Utilisateur - Image ajoutée pour écouter votre message d'accueil. 
• Cliquez sur l'icône Enregistrer Utilisateur - Image ajoutée si vous souhaitez modifier votre message d'annonce personnalisé.
• Cliquez sur l'icône Télécharger Utilisateur - Image ajoutée si vous voulez enregistrer l'enregistrement dans le stockage temporaire de RingCentral.
Si vous êtes satisfait de l'enregistrement, cliquez sur le bouton Télécharger Utilisateur - Image ajoutée

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Étape 4 : 

Cliquez sur Terminer

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Étape 5 : 

La règle personnalisée que vous avez créée figurera dans les règles de gestion avancées des appels. Cliquez sur Terminer pour fermer la fenêtre, puis sur Enregistrer sur l'écran suivant.

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Télécharger une annonce depuis votre ordinateur

Étape 1 : 

Sélectionnez Importation et cliquez ensuite sur le bouton Parcourir pour localiser le fichier sur votre ordinateur. Il est recommandé d'utiliser les formats de fichier audio .mp3 ou .wav dans chacun des types de compression suivantes :
• CCITT u-Law (G711a), 8 kHz, 8 bits, mono.
• PCM, 8 kHz, 16 bits, mono.
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Étape 2 : 

Cliquez sur Joindre

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Étape 3 : 

L'écran vous redirigera vers une fenêtre où vous pourrez effectuer ce qui suit : 
• Cliquez sur le bouton Lecture Utilisateur - Image ajoutée pour écouter votre message d'accueil. 
• Cliquez sur l'icône Enregistrer Utilisateur - Image ajoutée si vous souhaitez modifier votre message d'annonce personnalisé.
• Cliquez sur l'icône Télécharger Utilisateur - Image ajoutée si vous souhaitez enregistrer le message d'annonce personnalisé sur votre ordinateur ou sur un espace de stockage externe. 
Cliquer sur Terminer pour appliquer l'annonce personnalisée à la règle personnalisée. 

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Étape 4 : 

La règle personnalisée que vous avez créée figurera dans les règles de gestion avancées des appels. Cliquez sur Terminer pour fermer la fenêtre, puis sur Enregistrer sur l'écran suivant.

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Renvoi inconditionnel

Sélectionnez cette option pour transférer l'appel vers un autre numéro de téléphone sans passer par vos paramètres de message d'accueil. Cette option est pratique pour rediriger l'appel directement vers votre messagerie vocale personnelle dès lors que vous ne prenez pas l'appel.

Étape 1 : 

Sélectionnez Renvoi inconditionnel

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Étape 2 : 

Saisissez le numéro de téléphone dans le champ fourni, puis cliquez sur Valider
 
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Étape 3 : 

La règle personnalisée que vous avez créée figurera dans les règles de gestion avancées des appels. Cliquez sur Terminer pour fermer la fenêtre, puis sur Enregistrer sur l'écran suivant.

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